已缮制的单证审核指南

外贸日报 2018年9月4日09:31:29
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单证的审核是对已经缮制,备妥的单据对照信用证(在信用证付款情况下)或合同(非信用证付款方式)的有关内容进行单单,单证的及时地检查和核对,发现问题,及时更正,达到安全收汇的目的.

一、单证审核的基本方法:

纵向审核法

是指以信用证或合同(在非信用证付款条件下)为基础对规定的各项单据进行一一审核,要求有关单据的内容严格符合信用证的规定,做到“单,证相符“

向审核法

在纵向审核的基础上,以商业发票为中心审核其他规定的单据,使有关的内容相互一致,做到“单,单相符”。

二、单证审核的重点

(一)综合审核的要点:

检查规定的单证是否齐全包括所需单证的份数.

检查所提供的文件名称和类型是否符合要求.

有些单证是否按规定进行了认证.

单证之间的货物描述,数量,金额,重量,体积,运输标志等是否一致.

单证出具或提交的日期是否符合要求.

(二)分类审核的要点:

汇票

汇票的付款人名称、地址是否正确;

汇票上金额的大、小写必须一致;

付款期限要符合信用证或合同(非信用证付款条件下)规定;

检查汇票金额是否超出信用证金额,如有信用证金额前有“大约”一词可按10%的增减幅度掌握;

出票人、受款人、付款人都必须符合信用证或合同(非信用证付款条件下)的规定;

币制名称应信用证和发票上的相一致。

出票条款是否正确如出票所根据的信用证或合同号码是否正确。

是否按需要进行了背书。

汇票是否由出票人进行了签字。

汇票份数是否正确如“只此一张”或“汇票一式二份有第一汇票和第二汇票”

2.商业发票

抬头人必须符合信用证规定;

签发人必须是受益人;

商品的描述必须完全符合信用证的要求;

商品的数量必须符合信用证的规定;

单价和价格条件必须符合信用证的规定;

提交的正副本份数必须符合信用证的要求;

信用证要求表明和证明的内容不得遗漏。

发票的金额不得超出信用证的金额,如数量、金额均有“大约”,可按10%的增减幅度掌握。

3.保险单据

保险单据必须由保险公司或其代理出具;

投保加成必须符合信用证的规定;

保险险别必须符合信用证的规定并且无遗漏;

保险单据的类型应与信用证的要求相一致,除非信用证另有规定,保险经纪人出具的暂保单银行不予接受;

保险单据的正副本份数应齐全,如保险单据注明出具一式多份正本,除非信用证另有规定,所有正本都必须提交;

保险单据上的币制应与信用证上的币制相一致;

包装件数、唛头等必须与发票和其他单据相一致;

运输工具、起运地及目的地,都必须与信用证及其他单据相一致;

如转运,保险期限必须包括全程运输;

除非信用证另有规定,保险单的签发日期不得迟于运输单据的签发日期;

除信用证另有规定,保险单据一般应作成可转让的形式,以受益人为投保人,由投保人背书。

4.运输单据

运输单据的类型须符合信用证的规定;

起运地、转运地、目的地须符合信用证的规定;

装运日期/出单日期须符合信用证的规定;

收货人和被通知人须符合信用证的规定;

商品名称可使用货物的统称。但不得与发票上货物说明的写法相抵触;

运费预付或运费到付须正确表明;

正副本份数应符合信用证的要求;

运输单据上不应有不良批注;

包装件数须与其他单据相一致;

唛头须与其他单据相一致;

全套正本都须盖妥承运人的印章及签发日期章;

应加背书的运输单据,须加背书。

5.其他单据如装箱单、重量单、产地证书、商检证书等,均须先与信用证的条款进行核对,再与其他有关单据核对,求得单、证一致,单、单一致。

三、单证审核常见差错

汇票大、小写金额打错;

汇票的付款人名称、地址打错;

发票的抬头人打错;

有关单据如汇票/发票/保险单等的币制名称不一致或不符合信用证的规定;

发票上的货物描述不符合信用证的规定;

多装或短装;

有关单据的类型不符合信用证要求;

单单之间商品名称/数量/件数/唛头/毛净重等不一致;

应提交的单据提交不全或份数不足;

未按信用证要求对有关单据如发票/产地证等进行认证;

漏签字或盖章;

汇票/运输提单/保险单据上未按要求进行背书;

逾期装运;

逾期交单。

四、有问题单据的具体处理

对有问题的单据必须进行及时更正和修正。否则,将影响安全收汇。在规定的效期和交单期内,将有问题的单据全部改妥。

有些单据由于种种原因不能按期更改或无法修改,可以向银行出具一份保函(通常称为担保书),保函中交单人要求银行向开证行寄单并承诺如果买方不接受单据或不付款,银行有权收回已偿付给交单人的款项。对此银行方面可能会接受。不过最好不要这样做。因为出具保函后,收不到货款的风险依然存在。同时要承担由此产生的其他费用。交单人向银行出具保函一般应事先与客户联系并取得客人接受不符单据的确认文件。

请银行向开证行拍发要求接受不符点并予付款的电传(俗称“打不符电”)。有关银行在收到开证银行的确认接受不符单据的电传后再行寄送有关单据,收汇一般有保证,此种方式可以避免未经同意盲目寄单情况的发生。但要求开证行确认需要一定的时间同时要冒开证行不确认的风险并要承担有关的电传费用.

改以托收方式。由于单据中存在不符点,原先信用证项下的银行信用已经变为商业信用,如果客人信用较好且急需有关文件提取货物,为减少一些中间环节可采用托收方式。

上述各项措施主要是从有效控制货物所有权的前提下,以积极,稳妥的方式处理不符合有关规定的单据,避免货款两空情况的发生。因为只要掌握了代表物权的运输单据,买方就不能提取货物的.如果买方仍然需要这批货物,那么买方也会接受有不符点的单据的。 这里必须切记的是,不符单据是有很大风险的,对不符单据的接受与否完全取决于买方。

信用证常见不符点

一.信用证过期;

二.信用证装运日期过期;

三.受益人交单过期;

四.运输单据不洁净;

五.运输单据类别不可接受;

六.没有\"货物已装船\"证明或注明\"货装舱面\";

七.运费由受益人承担,但运输单据上没有\"运费付讫\"字样;

八.启运港、目的港或转运港与信用证的规定不符;

九.汇票上面付款人的名称、地址等不符;

十.汇票上面的出票日期不明;

十一.货物短装或超装;

十二.发票上面的货物描述与信用证不符;

十三.发票的抬头人的名称、地址等与信用证不符;

十四.保险金额不足,保险比例与信用证不符;

十五.保险单据的签发日期迟于运输单据的签发日期(不合理);

十六.投保的险种与信用证不符;

十七.各种单据的类别与信用证不符;

十八.各种单据中的币别不一致;

十九.汇票、发票或保险单据金额的大小写不一致;

二十.汇票、运输单据和保险单据的背书错误或应有但没有背书;

二十一.单据没有必要签字或有效印章;

二十二.单据的份数与信用证不一致;

二十三.各种单据上面的\"Shipping Mark\"不一致;

二十四.各种单据上面的货物的数量和重量描述不一致。

常见的错误出单日期

汇票日期早于发票日期

汇票日期早于提单日期

发票日期晚于交单日

保单日期晚于提单日期

箱单日期早于发票日期

产地证日期晚于提单日期

检验证书日期晚于提单日期

出口许可证日期晚于提单日期

受益人证明或声明日期早于提单日期

提单知识

根据跟单信用证统一惯例(UCP500)有关规定(Aet.23)及银行审单标准,单式海运或港对港提单的正确缮制有如下要求:

一. 整套正本提单注有张数。是否按信用证条款交呈。

二. 提单正面是否打明承运人(CARRIER)的全名及“承运人(CARRIER)”一词以表明其身份。

三. 如提单正面已作如上表示,在承运人自己签署提单时,签署处毋须再打明承运人一词及其全名。举例:如提单正面已打明(或印明)承运人全名为XYZ LINE及“CARRIER”一词以示明其身份,在提单签署处(一般在提单的右下角)经由XYZ LINE及其负责人签章即可。 如提单正面未作如(二)表示;且由运输行(FORWARDER)签署提单时,则在签署处必须打明签署人的身份。如:ABC FORWARDING CO as agents for XYZ LINE, the carrier或ABC FORWARDING Co on behalf of XYZ LINE the carrier。如提单正面已作如(二)表示,但由运输行(FORWARDER)签署提单时,则在签署处必须打明签署人的身份,如ABC FORWARDING CO as agents for the carrier或as agents for/on behalf of the carrier。

四. 提单有印就“已装船”(“Shipped in apparent good order and condition on board…”)字样的,毋须加“装船批注”(“On board notation”);也有印就“收妥待运”(“Received in apparent good order and condition for shipment…”)字样的则必须再加“装船批注”并加上装船日期。

五. 提单印有“intended vessel”、“intended port of loading”、“intended port of discharge”及/或其他“intended…”等不肯定的描述字样者,则必须加注“装船批注”,其中须把实际装货的船名,装货港口,卸货港口等项目打明,即使和预期(intended)的船名和装卸港口并无变动,也需重复打出。

六. 单式海运即港对港(装货港到卸货港)运输方式下,只须在装货港(Port of Loading),海轮名(Ocean vessel),及卸货港(Port of Discharge)三栏内正确填写;如在中途转船(Transhipment),转船港(Port of tcano hipment)的港名,不能打在卸货港(Port of discharge)栏内。需要时,只可在提单的货物栏空间打明“在××(转船港)转船”“with transhipment at ××”。

七. “港口”(Port)和“地点”(place)是不同的概念。有些提单印有“收货地点”(place of receipt/taking in charge)和“交货地点/最后目的地”(place of delivery/final destination)等栏目,供提单用作“多式联运”(mulli-madal transport)或“联合运输”(combined transport)运输单据时用。单式海运时不能填注。否则会引起对运输方式究竟是单式海运抑或多式联运的误解。

八. 提单上印有“前期运输由”(precarriage by)栏也为“多式联运”方式所专用,不能作为转船提单时打明第一程海轮名称的栏目。只有作多式联运运输单据时,方在该栏内注明“铁路”、“卡车”、“空运”或“江河”(Rail、truck、air、river)等运输方式。

九. 提单的“收货人”栏(consigned to或consignee)须按信用证要求说明。例如,信用证规定提单作成“made out to order”,则打“order”一字;“made out to order of the applicant(申请开证人)”,则打“order of ××××(applicant全名)”;“made out to order of the inssuing bank”,则打“order of ××××Bank(开证行全名)”。 如信用证规定提单直接作成买主(即申请人)或开证行的抬头,则不可再加“order of”两字。

十. 提单不能有“不洁净”批注(unclean clause),即对所承载的该批货物及其包装情况有缺陷现象的批注。

十一. 除非信用证许可,提单不能注有“subject charter party”即租船契约提单。

十二. 关于转船,《跟单信用证统一惯例》(UCP500)的第23条b,c两款是这样规定的:

1.如信用证允许转船——指装货港和卸货港之间发生转船,同一份提单包括了整个航程;

2.如信用证禁止转船,同一份提单包括整个航程,装货港和卸货港之间并不发生转船;

3.如信用证禁止转船,货由集装箱、拖船、母子船载运,即使提单注明将有转船,也不作不符,但须由同一份提单包括整个航程。

十三. 提单上关于货物的描述不得与商业发票上的货物描述有所不一致。如提单上货物用统称表示时,该统称须与信用证中货物描述并无不一致,且与其他单据有共通连结(Link)特征,例如唛头等。

十四. 提单上通知人(Notify Party)须注有符合信用证规定的名称和地址、电讯号码等。

十五. 提单上有关运费的批注须符合信用证的规定和UCP500第33条的规定。

十六. 提单上的任何涂改、更正须加具提单签发者的签章。

十七. 提单必须由受益人及装货人(Shipper)背书。

匿名

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