外贸单证流程18步骤

2018年9月4日10:44:09
评论
4,505

1.客户询盘:

一般在客户下perchase Order之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。

2.报价:

业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包装规格及柜型等,peroforma Invoice 给客户做正式报价。

3.得到订单:

经过洽谈,收到客户正式的订单perchase Order。

4.下生产订单:

得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。

5.业务审批:

业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后,制成销售订单,交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知:

业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:

6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问题应立即请客人改证。

6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。

6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。

7. 验货:

7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。

7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日期告知计划部。

7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本文件:

工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应由业务跟单员制作,交给单证员)。

9.商检:

如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10. 租船订仓:

10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。

10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,以避免差错。

11. 安排拖柜:

11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关:

在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系人和电话等。

13. 获得运输文件:

13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。

13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。

14. 准备其他文件:

14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

15.交单:

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记:

每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

17.文件存档:

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。

上海瀚霖国际物流有限公司
金牌服务
聚海国际货运代理有限公司
金牌服务
外贸单证常见错误 外贸单证

外贸单证常见错误

1.运输单据类别不可接受 2.没有“货物已装船”证明或注明“货装舱面” 3.运费由受益人承担,但运输单据上没有“运费付讫”字样 4.单据没有必要签字或有效印章 5.信用证过期 6.信用证装运日期过期 ...
外贸单证是什么意思 外贸百科

外贸单证是什么意思

外贸单证是指在国际结算中应用的单据、文件与证书,凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。 因此狭义的单证指单据和信用证。 广义的则指各种文件和凭证。 就出口贸易而言,出口单据是出口...
外贸单证常见问题 外贸干货

外贸单证常见问题

信用证是很多外贸业务员的薄弱环节,群里也经常有人问相关问题,虽然有些问题是基本常识,还是会有人搞不明白。这里精选了50个外贸单证问题,大家可以看一看,同时自我检测一下自己的基本功。 1.银行是否接受出...
外贸单证的重要性 外贸单证

外贸单证的重要性

外贸里面有很多单证,这些单证有时候客户要求特殊制作,好多新人就不知道该不该接受,接受了会有什么后果,所以让新人很头疼,在我们进入外贸行业之后,我们应该了解清楚外贸单证的重要性。 外贸的单证按照走向来分...
外贸单证操作步骤流程详解 外贸单证

外贸单证操作步骤流程详解

从事外贸工作,首先要了解外贸的整个流程。这份外贸单证十八步流程详解,覆盖了外贸从客户询盘到业务结束的每个步骤,是外贸小伙伴学习的一份经典资料。 1.客户询盘: 一般在客户下采购订单之前,首先都会有相关...
外贸单证制作汇总 外贸单证

外贸单证制作汇总

外贸单证制作汇总 A.汇票 国际贸易中,主要使用的是跟单汇票,作为出口方要求付款的凭证。 制作汇票时应注意下列问题。 出票条款。 信用证 名下的汇票,应填写出票条款。包括:开证行名称, 信用证 号码和...
外贸单证上的N/M是什么意思? 外贸单证

外贸单证上的N/M是什么意思?

外贸单证上的N/M是什么意思? 有唛头时要打上唛头,没有唛头时要打上N/W,英文全程称是no mark。 唛头是印在包装物上的运输标记,是为了便于识别货物,防止错发货,通常由型号,图形货收货单位简称,...
外贸单证不一致应如何处理 外贸单证

外贸单证不一致应如何处理

在出口业务中,由于种种原因造成单据不符,即单据存在不符点,而受益人又因时间条件的限制,无法在规定期限内更正,则有下列处理方法: 凭保议付 受益人出具保证书承认单据瑕疵,声明如开证行拒付,由受益人偿还议...
匿名

发表评论

匿名网友

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: