不少由内贸转向外贸的企业在开拓对外贸易的时候，却发觉自己陷入了一场和外贸单据无休止的“拉锯战”当中。怎样才能让通过电子商务带来的生意真正变得“容易”，学习正确地制作出口单据已成中小企业的当务之急。
汇票
国际贸易中，跟单汇票是出口方要求付款的凭证。制作汇票时应注意出票条款。
信用证 名下的汇票，应填写出票条款。用户若采用部分托收、部分 信用证 方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。 信用证 项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。若信用证规定汇票金额为发票的百分之几，则按规定填写。这一做法，通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。在应用信用证的情况下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。若信用证未加说明，则以开证行为付款人。收款人通常为议付行;托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬头。托收中也可将出口方写成收款人(已收汇票)，然后由收款人作委托收款背书给托收行。
商业发票
商业发票(Commercial Invoice)是出口商开立的发货价目清单，是装运货物的总说明，全面反映了合同内容。在不用汇票的情况下(如付款信用证、即期付款交单)，发票代替汇票作为付款的依据。发票的内容应符合合同规定，在以信用证方式结算时，还应与信用证的规定严格相符。发票是全套货运单据的中心，其他单据均参照发票内容缮制。
发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码，其中出口商名称和地址应与信用证一致。在出口商名称下，应注明“发票”(Cormercial Invoice或Invoice)字样。
发票号码由出口商自行按顺序编制。合同号码和信用证号码应与信用证所列的一致，如信用证无此要求，亦应列明。开票日期不应与运单日期相距太远，但必须在信用证交单期和有效期之内。装运地和目的地应与信用证所列一致，目的地若有重名，应注明国别。凡来证有指定嗟头的，按来证制作。如无规定，由托运人自行制定。以集装箱方式装运，可以集装箱号和封印号码取代。运输单据和保险单上的嗟头，应与发票一致。
运输单据
我国外贸运输方式以 海运 为主，因此着重介绍 海运 提单(Bill of Lading)的缮制及注意事项。
出口商一般为托运人，也即信用证的受益人，如果开证申请人因贸易上的需要，在信用证内规定作成第三者提单也可照办，例如请货运代理做托运人。
货物到达目的港时船方发送到货通知的对象通常为进口方或其代理人。如果信用证没有规定，副本提单中仍应将进口方名称地址填明，以便承运人通知。提单上必须注明编号，以便核查，该号码与装货单(又称大副收据)或(集装箱)场站收据的号码是一致的。没有编号的提单无效。填列所装船舶及航次，如中途转船，只填写第一程船名航次。
装运港(Port of Loading)和卸货港(Port of Discharge)。如不同国家有重名，则应加注国名。卸货港如采取选择港方式，应全部列明。如伦敦/鹿特丹/汉堡选卸，则在卸货港栏中填上“option London/Rotterdam/Hamburg”，收货人必须在船舶到达第一卸货港前在船公司规定时间内通知船方卸货港，否则船方可在其中任意一港卸货。选择港最多不得超过三个，且应在同一航线上，运费按最高者计收。
一张提单有几种不同包装应分别列明，托盘和集装箱也可作为包装填列。裸装有捆、件，散装货应注明“Inbulk”。货物名称允许使用货物统称。但不得与信用证中货物的描述有抵触。危险品应写清化学名称，注明国际海上危险品运输规则号码(IMCOCODEPAGE)，联合国危规号码(UNCODENO)，危险品等级(CLASSNO)。冷藏货物注明所要求的温度。 CFR 和 CIF 条件成交，应填写运费预付(FreightPrePaid)， FOB 条件成交，一般填写运费到付(FreightCollect)，除非买方委托发货人代付运费。程租船一般只写明“ASARRANGED”(按照约定。如信用证另有规定，按信用证规定填写。正本提单份数(Number of original Bs/L)。按信用证规定签发，并分别用大小写数字填写，如“(2)TW”。信用证中仅规定“全套”(FUllset)，习惯上做两份正本，但一份正本亦可视为全套。
提单日期均为装货完毕日期，不能迟于信用证规定的装运期。提单签发地点按装运地填列。如果船期晚于规定装运期，要求船方同意以担保函换取较早日期提单，这就是“倒签提单”(AntidatedB/L);货未装上船就要求船方出具已装船提单，这就是“预借提单”(AdvancedB/L)，这种做法系国际航运界陋习，一旦暴露，可能造成对方索赔以至拒收而导致巨大损失。
在 CIF 或 CIP 合同中，出口商在向银行或进口商收款时，提交符合销售合同及/或信用证规定的保险单据是出口商必不可少的义务。按信用证规定金额投保，若信用证未规定，则按 CIF 或 CIP 价格的110%投保。保费及资率一般没有必要在保险单上表示。如果需在中途转船，如投保时已确定二程船名，则把二程船名也填上。如二程船名未能预知，则在第一程船名后加注“and/orsteamers”。
承保险别是保险单的核心内容。它主要规定了保险公司对该批货物承保的责任范围，也是被保险人在货物遭到损失后，确定是否属保险公司责任的根据。赔付地点和赔付代理人。一般为保险公司在目的地或就近地区的代理人。保险单签发日期和地点。保险单的出单日期不迟于提单或其他货运单据签发日期，以表示货物在装运前已办理保险。
原产地证明是用以证明货物原产地或制造地以及进口国 海关 计征税率的依据。我国出口商品所使用的产地证主要有以下几种。
普通产地证。用以证明货物的生产国别，进口国 海关 凭以核定应征收的税率。在我国，普通产地证可由出口商自行签发，或由进出口商品检验局签发，或由中国国际贸易促进委员会签发。实际业务中，应根据买卖合同或信用证的规定，提交相应的产地证。在缮制产地证时，应按《中华人民共和国原产地规则》及其他规定办理。
普惠制产地证。目前给予我国普惠制待遇的有澳大利亚、新西兰、日本、加拿大、挪威、瑞士、俄罗斯及欧盟15国，以及部分东欧国家。凡是向给惠国出口受惠商品，均须提供普惠制产地证，才能被受关税减免的优惠，所以不管来证是否要求提供这种产地证，我出口商均应主动提交。普惠制产地证的书面格式名称为格式A(FormA)。但对新西兰还须提供格式59A(Form59A)，对澳大利亚不用任何格式，只须在商业发票上加注有关声明文句。在我国，普惠制产地证由进出口商品检验局签发。
纺织品产地证。对欧盟国家出口纺织品，需提交该产地证。该证是进口国 海关 控制配额的依据。在我国，该证由地方外经贸委(厅)颁发。普惠制产地证是取得关税优惠，而纺织品产地证是取得配额证明。对欧盟出口有关产品时，需同时提交两种产地证。
对美国出口的原产地声明书。凡属对美国出口的配额商品，如纺织品等，应由出口商填写原产地声明书。有三种格式(l)格式A：单一国家声明书(Single Country Declaration)，声明商品产地只有一个国家(2)格式B：多国家产地声明书(Multiple Country Declaration)，声明商品的原材料是由两个或两个以上国家生产的;(3)格式C：非多种纤维纺织品声明书，亦称否定声明书(Negative Declaration)，凡纺织品的主要价值或主要重量属于麻或丝的原料或含羊毛量不超过17%，则可填用此格式，以说明该类商品为非配额产品。
检验证书
国际贸易中检验证书种类很多，分别用以证明货物的品质、数量、重量和卫生条件等方面的情况。
检验证书一般是由国家指定的检验机构出具，也可以根据不同情况，由出口企业或生产企业自行出具。应注意出证机构检验货物名称和检验项目必须符合信用证的规定。还必须注意检验证书的有效期限。一般货物为60天，新鲜果蔬类为2～3个星期，出口货物务必在有效期内出运，如超过了期限，应该重新报验。
其他单证
其他 单证 按不同交易情况，由合同或信用证规定，常见的有：寄 单证 明(Beneficiary’s Certificate for Despatch of Documents)、寄样证明(Beneficiary’s Certificate for DesPatch of Shipment Sample)、邮局收据(Post Receipt)、快速收据(Courier Receipt)、装运通知(Shipping Advice)以及有关运输和费用方面的证明。
