外贸函电，即“foreign correspondence”，它实际上指的是有着贸易商务合作的双方为了彼此间的业务合作而产生的信件。而现如今社会科学技术飞速发展，信息化网络技术迅速普及，因此，我们所说的外贸函电形式当然不仅仅局限于纸质信件这种单一的形式。实际上，外贸函电的实践形式多种多样，电子邮件、传真以及EMS是我们的常见的几种外贸函电的形式。
外贸函电在内容上也包括很多项目，究其类别的话总体包括了几种特殊的贸易形式和经济技术合作，这些项目具体涵盖的内容主要为建立客户业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理及仲裁等。在买卖双方建立贸易关系乃至贸易合作过程中，外贸函电发挥着十分重要的作用，对贸易合作双方意义重大、影响深远。
在格式上，就像信函有属于信函的独特写作方式一样，而外贸函电又不同于信函，它也有独属于自己的固定语言、习惯用法以及一些常用的句型。但是不管外贸函电的固定格式怎样，它在内容上要满足“主题明确、内容简洁、语言精练、表达完整”等主体特征。除此之外，根据外贸函电的不同情况，使用的外贸函电在语气上也有所不同。首先，对于开发信以及询盘之类的回复，在语气上一般比较客气，主要表达出自己对寻求贸易合作对方客户的感谢之情。其次，在平常业务的联系上，外贸函电的语气一般比较谨慎细心且要表现出对合作对方的信任性。第三，对于催促付款这类外贸函电，在语气上体现出自己这边焦急态度的同时，也不能失了基本的礼仪，仍要表现出对对方应有的尊重。最后，就是与客户索赔相关的外贸函电，这类外贸函电的语气要表现出自己的将心比心的，要对索赔客户给予充分的理解，同时还要耐心对客户进行解释和说明。
外贸函电书写原则：
第一，就是礼貌原则，即Courtesy。
这个礼貌性原则主要体现在语言和时效性这两方面上，对于语言，要尽可能的婉约含蓄同时又要兼顾一定的礼貌性，对于时效性，我们最好要尽快对客户进行回复，或者在有限时间内要对客户进行有效回复。
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第二，就是体谅原则，即Consideration。这个体谅原则主要践行的是将心比心的行为原则，我们最好要站在对方的立场上去思考问题，表达对对方的尊重，从而赢得对方心理上较多的好感度。
“You earn 3 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比 “We allow 3 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。
第三，就是完整原则，即Completeness。这个完整性原则从字面意思上就是要涵盖完整的外贸函电内容，而时间、地点、事情等这些主要要素肯定是要出现在外贸函电的内容中的，并要注意检查这些外贸函电内容的完整性，预防一封给对方发出一封模糊不完整的外贸函电而影响双方之间的贸易合作或者是业务往来。
第四，就是清楚原则，即Clarity。这个清楚原则主要指的是将意思表达清楚明确即可，而不是啰啰嗦嗦一大篇，或者存在大量的内容重复。内容上的清晰明确，利于对方可以直接切入要点，如果内容太过啰嗦的话，不仅会浪费对方的阅读时间，而且还会消磨对方的阅读耐心，从而影响双方贸易合作的正常进行。
我们在处理外贸函电时，一定要根据实际情况，实事求是，从而根据不同情况来采取科学合理的处理外贸函电的方式，从而尽可能的提高外贸函电的成功率，使其可以更好的助力双方贸易合作或者业务往来的进行。
