外贸跟单（Merchandiser，简称“跟单员”）是外贸业务中连接客户、工厂（供应商）、物流的核心枢纽，主要负责确保订单从签约到交付的全流程顺利执行，核心目标是“按时、按质、按量”完成订单，同时维护客户满意度。
外贸跟单工作贯穿订单的前期、中期、后期，具体业务可分为以下三大阶段：
一、订单前期：准备与确认（订单签约前）
跟单在订单正式签约前需协助业务员（或自行）完成前期准备工作，确保客户需求与企业生产能力匹配，避免后续执行中出现重大偏差。
1. 客户需求对接与翻译
接收客户询盘（Inquiry）或订单草案（Proforma PO），理解客户对产品的具体要求（如规格、材质、包装、交货期、质量标准等）。
若客户使用英文或其他语言沟通，需准确翻译需求（如产品图纸、技术参数、包装LOGO要求等），避免信息误差。
2. 工厂产能评估与报价协调
核实工厂的生产能力（如设备、工人、排期），评估是否能满足客户的交货期（Lead Time）。若工厂排期紧张，需协调调整或推荐其他合作工厂。
协助业务员与工厂核对成本（原材料、人工、运费、利润等），确保报价（Quotation）覆盖成本且符合客户预算，避免因成本问题导致订单流失。
3. 合同/订单草案审核
参与审核销售合同或订单草案（Purchase Order, PO），重点核对关键条款：产品描述、数量、单价、付款方式（如T/T预付款+尾款、L/C信用证）、交货期、质量标准、违约责任等，确保条款清晰无歧义。
二、订单中期：执行与跟踪（订单签约后至交货前）
这是跟单最核心的工作阶段，需全程跟进生产、质检、物流等环节，及时解决突发问题，确保订单按计划推进。
1. 生产排期与进度跟踪
- 与工厂确认生产排期（Production Schedule），制定跟单进度表（如甘特图），明确各环节时间节点（如原材料采购、裁剪/加工、组装、质检等）。
- 定期巡查工厂（或通过微信/邮件沟通），更新生产进度（如“已完成50%面料裁剪”“预计3天后进入包装环节”），并向客户同步信息（避免客户焦虑）。
- 若出现延误（如原材料缺货、工人罢工），需立即协调工厂找出原因，提出解决方案（如加班赶工、调整生产顺序），并向客户说明情况，争取理解。
2. 质量控制（QC，Quality Control）
- 产前样确认（PP Sample）：工厂完成产前样后，跟单需对照客户要求（如颜色、尺寸、工艺）检查样品，确认无误后签字回传，作为量产标准。
- 中期检验（DUPRO，During Production Inspection）：生产进行到一定阶段（如完成70%）时，跟单需现场抽检半成品，检查工艺是否符合要求（如缝线是否牢固、电子元件是否焊接正常），发现问题及时要求工厂返工。
- 产终检验（FRI，Final Random Inspection）：产品完成包装后，跟单需按国际标准（如AQL抽样检验）或客户特殊要求（如SGS、ITS第三方验货）进行最终检验，确认合格后签署验货报告（Inspection Report），方可安排出货。
3. 物料与供应链协调
- 跟进原材料采购进度，若工厂因原材料延迟（如布料供应商交货拖期）影响生产，需协助工厂催促供应商，或协调更换替代材料（需提前征得客户同意）。
- 监控包装材料（如纸箱、标签、吊牌）的准备情况，确保符合客户要求（如LOGO印刷位置、箱唛信息准确性），避免因包装错误导致清关问题或客户拒收。
4. 文件与手续办理
- 准备出货所需文件（如商业发票、装箱单、提单草稿），核对信息（如产品HS编码、数量、毛净重）是否与实际货物一致。
- 若涉及特殊管制商品（如食品、化妆品、电子产品），需提前确认是否需要许可证（如出口许可证、3C认证），并协助客户或工厂办理。
三、订单后期：收尾与维护（交货后）
订单交付并非终点，跟单需完成后续收尾工作，并为后续合作奠定基础。
1. 物流跟踪与异常处理
- 协调货代（Freight Forwarder）订舱，跟踪货物运输状态（如海运集装箱动态、空运航班信息），确保按时装船/装机。
- 若出现物流异常（如船期延误、目的港清关受阻），需第一时间通知客户，并协助解决问题（如联系目的港代理协调清关、调整运输方式）。
2. 货款回收跟进
- 根据合同约定的付款方式（如T/T尾款、L/C交单），提醒客户按时付款。若客户延迟付款，需与业务员配合沟通，必要时通过法律途径追讨（需提前保留合同、送货单等证据）。
3. 客户反馈与售后支持
- 收集客户对产品的反馈（如质量评价、包装建议），整理后反馈给工厂，推动产品改进（如优化工艺、更换更耐用的包装材料）。
- 处理客户投诉（如到货破损、数量短缺），协调保险公司（若投保）或工厂协商赔偿方案，尽量减少客户损失，维护长期合作关系。
4. 订单归档与总结
- 将订单相关的所有文件（合同、邮件、检验报告、物流单据等）整理归档，便于后续查询或审计。
- 总结本次订单执行中的经验教训（如生产效率瓶颈、常见质量问题），形成文档供团队参考，避免重复犯错。
外贸跟单的核心能力要求
- 沟通协调能力：需同时对接客户（耐心解答疑问）、工厂（推动生产）、物流（协调运输），平衡各方需求。
- 细致严谨：对数据（如数量、交货期）、文件（如单据信息）、质量（如检验标准）需高度敏感，避免因疏忽导致损失。
- 生产知识储备：熟悉所在行业的生产工艺（如服装的裁剪/车缝流程、电子产品的SMT贴片工艺），能快速识别生产中的问题。
- 抗压能力：订单执行中常面临突发状况（如延误、质量问题），需冷静应对并快速解决。
外贸跟单是“多面手”岗位，既要懂客户沟通，又要懂生产流程；既要细致核对文件，又要灵活处理突发问题。其价值在于通过全流程把控，降低订单风险，提升客户满意度，是企业外贸业务的“中枢神经”。对于从业者而言，积累行业经验（如服装、3C、家具）和客户资源后，还可向外贸业务经理、供应链主管、生产计划经理等方向发展。
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