当外国客户要求开具Invoice（发票）时，需根据交易阶段和用途选择开具形式发票（Proforma Invoice, PI）或商业发票（Commercial Invoice, CI）。
一、明确客户需求：PI还是CI？
形式发票（PI）
- 用途：用于交易前期的报价、订单确认、申请进口许可或信用证。
- 法律效力：通常无约束力，但经双方签字后可能视为合同（小额交易常见）。
- 内容要点：货物品名、数量、单价、总价、贸易术语（如FOB/CIF）。付款方式、装运期、运输方式、卖方银行信息。
- 注意事项：邮件中需标注“For reference only, not for payment or customs clearance”（仅参考，不用于付款或清关）；避免与商业发票混淆，防止客户误以为已发货或需付款。
商业发票（CI）
- 用途：实际交易后用于付款、清关、记账，具有法律效力。
- 内容要点：买卖双方完整信息（名称、地址、税号等）；发票编号、日期、货物详情（含HS编码）、贸易术语、付款条款；需签字或盖章。
- 注意事项：金额必须与报关单一致，误差超10%可能引发海关核查；部分国家要求附加文件（如欧盟需VAT号码）。
二、制作 Invoice 的步骤
1.收集信息：客户资料、货物明细、付款条款等。
2.选择模板：
- PI：格式灵活，可参考国际贸易标准模板。
- CI：需包含法定要素（如HS编码、签名）。
3.审核与发送：
- 核对金额、条款、术语（如Incoterms®）。
- 通过邮件或专业工具（如Zoho Books）发送，保留副本。
三、常见问题与风险规避
- 发票错误处理：立即开具更正发票（Credit Note），注明原发票编号及调整原因。
- 客户要求修改条款：重新协商后出具修订版发票（Revised Invoice），双方签字确认。
- 清关风险：仅CI可用于清关，PI会导致货物被扣或退运。
- 税务合规：免费样品需按成本价视同销售计税，收取货款则按售价入账。
四、特殊场景处理
- 跨境电商：需提供多语言发票，注意平台要求（如亚马逊发票需1年内开具）。
- 中东/南美客户：可能要求发票经商会认证或使馆加签。
通过以上步骤，可高效应对客户开票需求，避免交易纠纷。如需进一步审核合同或税务问题，建议咨询专业财务或法律顾问。
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